Beschäftigte, Geschäftspartner und auch Externe haben das Recht, auf Umstände hinzuweisen, die auf eine Verletzung von Gesetzen oder internen Regeln schließen lassen. Der Ombudsmann nimmt diese Hinweise entgegen. Er bietet einen rechtlich geschützten und vertraulichen Bereich außerhalb des Unternehmens an. Er klärt die Hinweisgeberin / den Hinweisgeber über ihre / seine Rechte und das weitere Vorgehen auf. Nur mit dem Einverständnis der Hinweisgeberin / des Hinweisgebers [1] leitet der Ombudsmann den Hinweis an seinen Ansprechpartner im Unternehmen weiter. Der Ombudsmann kann als Vertrauensperson in den Vorgang einbezogen werden. Er steht dem Hinweisgeber jederzeit als Ansprechpartner zur Verfügung.

[1] Mit dieser und anderen Personenbezeichnungen sind stets Personen oder Personengruppen jedes Geschlechts gemeint, denn im Sinne der Charta der Vielfalt sind für uns alle Menschen gleichwertig unabhängig von Geschlecht, Alter, Herkunft, Religion, Behinderung oder sexueller Orientierung. Die Wortwahl verfolgt lediglich den Zweck, den Text sprachlich einfacher zu halten.

Alle Beschäftigten und Externe, wie Lieferanten oder Dienstleister, können sich an den Ombudsmann wenden.

Der Ombudsmann nimmt Hinweise auf Gesetzesverletzungen und interne Verstöße entgegen. Ziel ist vor allem die Aufklärung und Verhinderung von Wirtschafts­straftaten, Bilanzdelikten und Vermögensschädigungen. Aber auch alle Verstöße gegen interne Richtlinien, z.B. den Code of Conduct, können berichtet werden. Der Ombudsmann kann ebenso in Fällen von Diskriminierung, sexueller Belästigung o.ä. vertrauensvoll und anonym konsultiert werden.

Ja. Allein der Hinweisgeber entscheidet darüber, welche Informationen er an den Ombudsmann gibt und welche Informationen der Ombudsmann im zweiten Schritt an das Unternehmen weitergeben soll. Nur bei missbräuchlicher Verwendung, d.h. bei vorsätzlich falschen Hinweisen, ist der Ombudsmann befugt, auch gegen den Willen des Hinweisgebers Informationen weiterzugeben. Darüber klärt der Ombudsmann beim ersten Kontakt auf.

Nein, der Ombudsmann kann kostenfrei in Anspruch genommen werden.

Ja, Hinweisgeber können sich auch anonym an den Ombudsmann wenden. Das gilt schon bei der ersten Kontaktaufnahme mit dem Ombudsmann. Soweit gewünscht, wahrt der Ombudsmann anschließend gegenüber dem Unternehmen die Anonymität des Hinweisgebers.

Dem Hinweis wird unter Beachtung von Gesetz und den internen Regeln sowie unter Berücksichtigung der Belange aller Beteiligten nachgegangen (z.B. Anonymität des Hinweisgebers). Dazu leitet der Ombudsmann den Hinweis nach vorhe­riger Prüfung an seinen Ansprechpartner im Unternehmen weiter.

Der Hinweisgeber kann sich jederzeit beim Ombudsmann über den Sachstand informie­ren. Spätestens nach Abschluss des Vorgangs wird der Hinweisgeber durch den Ombudsmann im Rahmen des rechtlich Zulässigen über das Ergebnis unterrichtet.

Nein, der Ombudsmann darf einen Hinweisgeber nicht in einem behördlichen oder gerichtlichen Verfahren vertreten. Deshalb kann und darf der Ombudsmann auch keine Schritte einleiten, um die individuellen Rechte oder Ansprüche des Hinweisgebers gerichtlich durchzusetzen.

Ja. Der Ombudsmann wird als selbständiger und unabhängiger Rechtsanwalt tätig und unterliegt keinen Anweisungen durch das Unternehmen hinsichtlich der inhaltlichen Sach­behandlung. Der Ombudsmann entscheidet nach eigener pflichtgemäßer Prüfung, ob und inwieweit er einen ihm unterbreiteten Sachverhalt an das Unternehmen weitergeben darf.

Die erste Kontaktaufnahme kann in einem Telefonat, per Email, per SMS, per Post oder in einem persönlichen Gespräch erfolgen. Ebenso steht die Kontaktaufnahme online zur Verfügung.

Ja. Jedem Mitarbeiter stehen weiterhin sein Vorgesetzter, die Compliance Abteilung (Anonymität und Vertraulichkeit wird gewährleistet) und die Geschäfts­leitung als Ansprechpartner zur Verfügung.

Ja. Der Hinweisgeber ist geschützt. Jede gegen den Hinweisgeber gerichtete Vergeltungshandlung wird nicht toleriert.

Trotz immer wieder geäußerter Skepsis sind Fälle des Denunziantentums bei der Bestellung eines Ombudsmanns sehr selten. Dennoch klärt der Ombudsmann den Hinweisgeber zu Beginn des Gesprächs darüber auf, dass ein Missbrauch des Hinweismanagements nicht toleriert wird und der Ombudsmann bei einem vorsätzlichen, also wissentlichen, Missbrauch verpflichtet ist, die Personalien des Hinweisgebers an das Unternehmen weiterzugeben. In jedem Fall drohen Mitarbeitern bei vorsätzlichem Missbrauch des Hinweismanagements disziplinarrechtliche Konsequenzen.

Der Ombudsmann stellt die Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten und der datenschutzrechtlichen Bestimmungen sicher. Die erhobenen personenbezogenen Daten beschränken sich auf Angaben zur Identität des Hinweisgebers und der betroffenen Person(en). Der Datenschutzbeauftragte des Unternehmens prüft regelmäßig die Datenschutzkonformität des Hinweismanagements.

Nein. Es gilt die Unschuldsvermutung. Jedem Hinweis wird unter Beachtung von Gesetz und den internen Regeln sowie unter Berücksichtigung der Belange aller Beteiligten nachgegangen. Erst nach Abschluss des Vorgangs wird über mögliche Maßnahmen entschieden.

Soweit der Hinweis in guter Absicht, d.h. nicht vorsätzlich falsch gegeben wurde, muss der Hinweisgeber keinerlei Konsequenzen befürchten.

Nein, die Inanspruchnahme des Ombudsmannes ist freiwillig. Er ist als zusätzliche Anlaufstelle eingerichtet worden um eine mögliche Scheu vor dem Abgeben einer Meldung zu minimieren.

Ja. Es besteht jederzeit die Möglichkeit, den Ombudsmann persönlich aufzusuchen und ein vertrauliches Gespräch zu führen.

Ja.

Ja, Reisekosten werden vom Unternehmen ersetzt. Die Abwicklung wird vom Ombudsmann übernommen, so dass auch hier die Anonymität – soweit erforderlich – gewahrt bleibt.

Ja. Spätestens nach Abschluss des Vorgangs wird der Hinweisgeber durch den Ombudsmann im Rahmen des rechtlich Zulässigen über das Ergebnis unterrichtet.

Nein. Sollte der Ombudsmann in einem Straf-, Zivil- oder sonstigen Verfahren als Zeuge vernommen werden, wird er den Namen und die Identität des ratsuchenden Hinweisgebers nur dann offenbaren, wenn ihm dies sowohl vom Unternehmen als auch von dem Hinweisgeber ausdrücklich gestattet worden ist.

Ja. Der Ombudsmann kann zunächst völlig vertraulich kontaktiert werden. Der Ombudsmann klärt den Hinweisgeber über seine Rechte zu Beginn des Gespräches auf. Erst am Ende des Gespräches entscheidet der Hinweisgeber dann, ob und in welcher Form die Informationen an das Unternehmen zwecks Sachverhaltsaufklärung /interner Untersuchung weitergegeben werden sollen.

Der Ombudsmann kann auch dann kontaktiert werden, wenn sich der Hinweisgeber selbst strafbar gemacht haben sollte. Zum einen kann der Ombudsmann den Hinweisgeber über seine Rechte aufklären, zum anderen wird eine Selbstanzeige im Rahmen des bestehenden Arbeitsverhältnisses positiv bewertet und kann in einem möglichen späteren Gerichts­verfahren strafmildernd wirken.

Nein. Nur in eng umgrenzten Ausnahmefällen bei wirklich schwerwiegenden Straftaten besteht für jedermann die Pflicht, den Hinweis auf eine Straftat an eine Staatsanwaltschaft weiterzugeben.

In diesem Fall kann sich der Ombudsmann unmittelbar an die Geschäftsleitung und/oder an die Compliance Abteilung des Unternehmens wenden.

Das kann nicht allgemeingültig beantwortet werden. Es gibt Hinweise, die innerhalb von wenigen Stunden abschließend bearbeitet werden können. Bei umfangreichen Untersuchungen kann die Bearbeitung mehrere Wochen dauern. ​​​​​​​